Os programadores de reunião online são ferramentas automatizadas e serviços web que ajudam você e seus contatos a receberem as melhores datas e horários para agendar uma entrevista virtual ou física. Em vez de ter que fazer várias chamadas ou enviar um grande número de e-mails, essas ferramentas podem ajudá-lo a encontrar o melhor tempo juntos para uma reunião a fim de evitar complicações.
Crédito da foto: homestudio
Como você sabe, para marcar uma reunião (online e em pessoa), o principal problema é encontrar uma data e hora compatíveis para se adequar à disponibilidade de todos os participantes. Na verdade, a pessoa tende a perder mais tempo tentando "encontrar uma hora comum" para todos do que na própria reunião em si.
Os programadores de reunião ajudarão a simplificar o processo e torná-lo mais eficiente e confiável. Basta determinar seu horário disponível em uma interface que se assemelha a um calendário e onde os outros participantes possam fazer o mesmo. Em seguida, o programador de reuniões online tenta encontrar uma hora e data em comum para todas as pessoas convidadas para o compromisso ou reunião.
Mas não é só isso. Os programadores de reunião geralmente também permitem que você importe seus contatos de e-mail, defina o próprio fuso horário e receba notificação imediata via e-mail quando os outros participantes estabelecerem o seu horário ideal para a reunião.
Para quem já usa um sistema de calendário online como o Outlook, iCal ou Google Calendar, é possível integrar facilmente qualquer um dos programadores de reunião abaixo para gerenciar todos os seus compromissos a partir de um único painel, tendo todos os dados atualizados uma vez.
Este guia comparativo da MasterNewMedia traz uma lista de todos os programadores de reuniões online no mercado, acompanhado de um quadro comparativo completo dos seus pontos fortes e fracos com base nos critérios de avaliação abaixo:
Se você gosta de simplificar e acelerar o prazo necessário para organizar compromissos do grupo, esta lista de programadores de reuniões automáticos online pode ser muito útil. Aqui estão os detalhes:
GenBook é um programador de reuniões online que facilita a organização de compromissos com seus clientes. Você determina a sua disponibilidade no painel interativo e, em seguida, ele fornece um botão "Reserve agora" em seu site. Para solicitar uma entrevista, seus clientes devem pressionar o botão em seu site e, se eles concordaram com a hora disponível, você receberá uma confirmação automática por e-mail sem ter que fazer nada. Em seguida, receberá outra mensagem em sua caixa de e-mail como lembrete de que a reunião foi definida. Se você tem um site, GenBook disponibiliza uma página para as suas reuniões marcadas que permite a confirmação de seus clientes em tempo real. Atualmente, não disponibiliza definir compromissos em fusos horários diferentes. Um característica para layout completo (reservas ilimitadas, botão Reserve agora ", importação por e-mail, compromissos do calendário, etc) está disponível no registro gratuito. Os preços variam entre os planos $19.95/mês e funcionalidades adicionais, tais como marcar reuniões usando somente o cartão de crédito, receber notificações de SMS para os seus compromissos, sincronizar o calendário com o Outlook, iCal, Google Calendar, e muito mais . Período de teste gratuito.
http://www.genbook.com/
Google Calendar é uma solução gratuita de programadores de reuniões que pode ser usada por qualquer pessoa com uma conta Google. O painel pessoal permite que você adicione um compromisso e defina um lembrete (via pop-up ou e-mail). Você também pode adicionar uma nova reunião com o "Quick Add", escrevendo a data da reunião (por exemplo, reunião amanhã, às 4h). Cada calendário pode ser compartilhado com outros usuários do Google e opera em diferentes fusos horários. Se o calendário for compartilhado com você, você poderá visualizar as reuniões e (se o proprietário do calendário permitir), adicioná-las e removê-las. Para visualizar globalmente todos os calendários, você pode decidir a melhor data para a reunião entre os membros. Você gerencia cada procedimento. Também pode sincronizar suas reuniões no Google Calendar com outro software para calendários baseado na web. Ativando uma função específica no "Labs, você também pode compartilhar arquivos com outros convidados de seu próprio calendário. Não oferece importação de e-mails ou integração em websites. Google Calendar também funciona em telefones móveis e é gratuito.
http://www.google.com/calendar
Doodle permite encontrar o melhor momento para agendar uma reunião. Você pode criar uma pesquisa com várias opções e determinar a sua disponibilidade dentro de um período de tempo selecionado. Quando você envia o convite para os outros convidados, eles podem definir o melhor momento para si. Quando responderem, o Doodle ajusta automaticamente a melhor hora para todos os envolvidos. O serviço também gera um e-mail que você pode usar para convidar os participantes e definir a data para todos. Doodle gere os diferentes fusos horários e funciona em celulares, Facebook e iGoogle. O cadastro gratuito está disponível, mas não é obrigatório. Se você abrir uma conta, pode sincronizar suas pesquisas com seus calendários (Outlook, iCal, Google Calendar, etc) Doodle utilizando o plugin e enviar convites por e-mail automaticamente. Doodle está disponível em uma versão para uso corporativo interno: grátis com anúncios e sem anúncios por US $ 240/ano.
http://www.doodle.com/
Meet-O-Matic é um serviço gratuito baseado na web que te ajuda a encontrar a data mais propícia comum para as suas reuniões de grupo. Sem registros, fornece um calendário simples, onde você insere informações sobre sua disponibilidade e convida os outros participantes a se reunirem para o encontro. Cada convidado recebe um pedido para se tornar parte da reunião e um formulário para preencher sua programação. Em seguida, recolhe todas as respostas e fixa a reunião quando for mais conveniente para todos. Cada etapa requer a sua supervisão, pois o serviço não funciona automaticamente. Não está disponível a sincronização com outros calendários. O preço do plano inicial é de $ 19.99/ano e o plano pro permite maior controle sobre suas reuniões através de recursos como: programador expresso (até 15 minutos de intervalo), gestão de fuso horário, otimização de horários, política de restituição e muito mais. Disponível para um período experimental. Você pode obter uma versão white-label através de um pedido. Não importa e-mails, também se integra com sites web.
http://www.meetomatic.com/
TimeBridge é um serviço de agendamento on-line que ajuda você a gerenciar todos os seus calendários e escolher o melhor horário para uma reunião. Quando você se registra, deve selecionar um sistema de calendário que já possua (Google Calendar, Outlook, iCal, etc.) e ajustar seu fuso horário. TimeBridge então sincroniza automaticamente todos os seus calendários e traz um painel onde você pode gerenciar todos os seus compromissos em um piscar de olhos. Além disso, todos os dados do seu calendário, como e-mails e contatos também são sincronizados. Você pode até mesmo ajustar calendários partilhados com seus colegas de trabalho para que eles tenham acesso aos dados. Quando você quiser marcar uma reunião, basta determinar a sua disponibilidade em um período de tempo selecionado e escolher uma lista de convidados. TimeBridge envia automaticamente um e-mail a todos os participantes que pede para que escolham (dentro do seu período de disponibilidade), quando você pode encontrá-los. Quando todas as respostas forem enviadas, o serviço compara todas as opções possíveis e define a reunião só se (e se) todos os membros estiverem disponíveis. Suporta uma integração em sites através de um widget que exibe quando você está livre ou ocupado para uma reunião e pode ser incluído em qualquer meio de comunicação social ou website. Gratuito.
http://www.timebridge.com
Presdo é um serviço gratuito da web que evita o envio de toneladas de e-mails para marcar um encontro. No site do Presdo, basta dar uma breve descrição de sua reunião (por exemplo, encontro com John Smith em uma semana às 3h, em Berlim). Você também pode propor diferentes épocas (por exemplo, sexta ou quinta-feira, 20:00 h) ou pedir a seus convidados para sugerirem as primeiras datas. Presdo automaticamente processa os pedidos e cria um convite para que o formulário da reunião seja preenchido. Então (se estiver registrado), você pode enviar a sua proposta de reunião, ou salvá-la em um sistema de agendamento de terceiros, como o Outlook ou Google Calendar. Não é preciso ser cadastrado para responder a um convite. Seus convidados vão receber a proposta da reunião para aceitar ou sugerir outra hora em que prefiram se encontrar. No dia anterior a qualquer evento programado, Presdo lhe envia um e-mail lembrando o próximo evento. Você pode até mesmo agendar uma reunião, instalando o bookmarklet Doodad no seu navegador. Sem integração ao site ou importação de e-mail.
http://www.presdo.com/
TimeToMeet é um programador de reuniões baseado na Web que ajuda a encontrar horários disponíveis em comum para agendar uma reunião. De uso gratuito, TimeToMeet oferece um calendário interativo onde você pode "pintar a sua disponibilidade" com a cor de sua preferência. Você pode adicionar um título para o seu evento, definir um fuso horário, indicar as direções de seus convidados e, em seguida, decidir se quer enviar um convite para uma reunião ou compartilhar o link do seu calendário pessoal por email. Se quiser recursos adicionais, você pode mudar para plano de preços Pro que permite sincronizar seu calendário e contatos com uma aplicação já existente (Outlook, iCal ou Google Calendar) e ter um endereço exclusivo que as pessoas possam consultar para agendar reuniões. O plano Pro do TimeToMeet custa $ 3 / 3 meses ou $ 5 / 6 meses. Falha na prestação de integração para web sites.
http://www.timetomeet.info/
Meeting Wizard permite agendar compromissos em um momento que funciona melhor para todos os participantes, sem enviar e-mails para lá e para cá. Você seleciona as pessoas que quer encontrar e, então, oferece espaços de tempo diferentes, de acordo com sua disponibilidade. Você escolhe o horário com um menu drop-down e adiciona intervalos atribuídos a um formulário. Também pode especificar um fuso horário. Se estiver registrado no serviço, os endereços de e-mail são importados para o Meeting Wizard com apenas um clique. Se tiver definido algumas outras opções, tais como: local da reunião, se o organizador da reunião estará participando ou não e o tipo de reunião (física ou online), você pode pedir às pessoas para responder e selecionar a sua disponibilidade. Quando tiver terminado de recolher e analisar todas as respostas, deve agendar a reunião para todos. A notificação é enviada para todos os participantes como um lembrete. Gratuito. O Plano Pro não está disponível neste momento. Sem integração ao site.
http://www.meetingwizard.com/
Para saber quando os outros estão livres para participar de uma reunião, você pode usar WhenIsGood. Este programador de reunião online gratuito permite que você escolha diferentes intervalos de tempo para introduzir os convidados e decidir quando cada um está livre para participar. Sem se registrar, você pode acessar um calendário no qual especifica a sua disponibilidade. Se não está no mesmo fuso horário de seus assistentes, marque a caixa dedicada e selecione o seu fuso horário. Então ele dá um código de acesso que você precisa anotar. Depois de salvar o código, é possível: editar o seu período de disponibilidade, enviar um convite para os participantes e seguir todas as respostas que receber. Você também pode definir um alerta que avisa quando receber uma resposta e sincronizar os compromissos com os seus próprios calendários. A conta Premium custa $ 5/ano e você pode selecionar a sua disponibilidade com maior precisão e indicar se um intervalo de tempo é "perfeito para você", bom para você" ou “ possível, mas não perfeito”'. Sem integração ao site ou importação de e-mails.
http://whenisgood.net/
ScheduleOnce é um add-on gratuito do Google Agenda que permite que todos os participantes comparem a sua disponibilidade em tempo real e encontrem o momento ideal para uma reunião. Depois de baixar e instalar o ScheduleOnce Google Agenda, você terá uma caixa adicional que permite que gerenciar suas reuniões. Basta digitar a sua disponibilidade provisória e gerar um link que irá enviar para os participantes. Quando todos os convidados derem uma resposta, você pode ver a disponibilidade de todo o grupo com um painel interativo. A partir deste painel, ScheduleOnce reconhece automaticamente qualquer momento comum e você pode escolher a melhor hora para se encontrar. O serviço cria um novo compromisso no Google Agenda para todos os convidados e envia os convites. Diferentes fusos horários são suportados. Sem integração ao site ou importação de e-mail. ScheduleOnce é otimizado para roda no Firefox, Safari, Internet Explorer 8 e Chrome do Google.
http://www.scheduleonce.com/
ClickBook é uma solução livre baseada na Web para fornecer reservas online para seus clientes. Ao fazer uma "Reserva agora" em seu site, você permite que seus clientes entrem em contato com você 24 / 7 e agendem compromissos, sem qualquer controle de sua parte. Se você tem um site, deve criar um microsite ClickBook gratuito com o endereço online exclusivo para gerenciar sua programação. Cada vez que um cliente reservar um compromisso, receberá uma notificação automática por e-mail. Você também pode receber notificações via SMS (vendidas separadamente em pacotes a partir de aprox. $ 4 por 25 SMS). Para gerir a programação, você tem um painel interativo onde pode ver, rastrear, imprimir e fazer download de todos seus compromissos. Ele também sincroniza sua agenda com os outros sistemas de calendário, como o Outlook ou iCal. Se tiver uma equipe, você pode gerenciar todas as reservas para o seu próprio calendário e receber notificações para seus clientes. Outras características permitem encontrar o espaço de tempo mais próximo disponível para um compromisso, gerir reservas múltiplas para evitar que as reunião sejam agendadas muito próximas umas das outras, e muito mais. Sem manuseio de fuso horário ou importação e-mail. O registro é exigido.
http://www.clickbook.net/
Diarsed é um planejador de reuniões online grátis para você realizar o melhor tempo comum disponível para uma reunião. Sem registro, basta digitar os detalhes da sua proposta de reunião (título, descrição, localização, etc), inclusive convidados, horários e datas para a reunião. Você pode selecionar vários convidados e as datas de utilização dos menus. Os e-mails são enviados a todos os visitantes e você pode rastrear suas respostas. Quando todos os participantes deram a resposta, você recebe uma lista de datas provisórias para um compromisso. Também pode ter programação própria da reunião, quando todos os participantes fornecerem sua disponibilidade. Quando a sessão for estabelecida, todos os participantes recebem uma confirmação. Diarised está disponível em diferentes línguas, mas não permite sincronizar-se com outros calendários como o Outlook, iCal ou Google Calendar. Sem integração web, importação de endereço de correio ou manipulação de fuso horário.
http://www.diarised.com/
AgreeAdate é um serviço online gratuito com o qual você economiza tempo e dinheiro, evitando usar o telefone ou e-mail para encontrar a disponibilidade das pessoas. Primeiro você deve decidir o tipo de evento que deseja organizar (chamada de conferência, reunião de negócios, eventos sociais, etc) e seu estado de disponibilidade. Posteriormente, envia-se um e-mail convite personalizado a seus convidados com a sua disponibilidade e um link para sua página de resposta contendo todas as informações sobre a reunião. Você também pode definir lembretes para alertar os clientes sobre o próximo compromisso. Os convidados então precisam marcar as datas disponíveis e dar a resposta. Quando você receber as respostas de todas as pessoas, pode escolher o horário que for melhor para todos, desde a sua página pessoal no AgreeAdate. Uma vez confirmado, todos podem usar um simples link para adicionar o evento ao seu calendário (por exemplo Outlook). Você também pode armazenar os dados de contato dos seus participantes. Não disponibiliza incorporação em site, mas a integração dos diferentes fusos horários é suportada. Para obter mais espaço de armazenamento para o seu livro de endereços, você pode comprar um plano premium a partir de $ 3.99/mês.
http://www.agreeadate.com/
SAM é uma ferramenta online para agendar uma reunião eliminando o inconveniente de telefonemas e e-mails. Basta registar e depois dizer que tipo de reunião SAM deve organizar. Selecione os convidados, a localização, fuso horário, datas e horários preferidos e forneça uma descrição e um título para ajudar a identificar os outros participantes da reunião. O serviço envia e-mails automaticamente para todos os participantes, e permite escolher entre as faixas horárias. Depois de cada convidado tenha respondido, SAM proporciona todas as preferências para determinar o melhor horário de reunião. Cada participante receberá lembretes e atualizações para todos os processos de programação. Para selecionar rapidamente seus participantes, SAM importa seu catálogo de endereços de e-mail. O serviço atualmente não suporta a integração com sistemas de agendamento de terceiros, como o Outlook ou iCal. Sem integração ao site. Gratuito.
http://www.setameeting.com/
Tungle é um programa online gratuito que facilita o agendamento de uma reunião, independentemente do fuso horário. Basta conectar-se ao painel de Tungle, determinar a sua disponibilidade e enviar um convite para a reunião. Quando os participantes receberem o seu e-mail, apenas terão que encontrar uma hora adequada para a reunião e enviar o formulário. A reunião será automaticamente configurada e todos receberão um comunicado. Sem planos pro. Os participantes podem enviar respostas a partir do seu smartphone ou e-mail. Tungle sincroniza com Outlook, Google Calendar, iCal e Entourage para Mac, assim você sempre terá todas as suas agendas e contatos sob controle. Tungle também evita fazer uma dupla reunião por meio da atualização dinâmica de informações sobre sua disponibilidade de acordo com as novas tarefas quando você adicionar ao seu calendário. Você também pode disponibilizar um widget em seu site ou meios de comunicação social para que os outros saibam quando você está disponível a qualquer momento.
http://www.tungle.com/Home/
Originalmente escrito por Robin Good e publicado pela primeira vez na MasterNewMedia.
Robin Good e Daniele Bazzano -
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