Eventos Online Ao Vivo: Estratégias - Combinando Conferências Online Com Eventos Físicos: Conheça Os X-Events

Um novo tipo de evento inclusivo, popular, interativo e com muito potencial, livre das amarras das limitações de tempo e espaço através da convergência das novas tecnologias de mídia usáveis está batendo a sua porta: são os X-events.

Crédito da foto: XLucas

Explicando: Eventos online (e offline) não devem mais estar confinados aos limites do tempo e do espaço de quando e onde o evento acontece de verdade.

A convergência entre as novas tecnologias de comunicação e colaboração de mídias, como, por exemplo, os feeds RSS, wikis, blogs, podcasts, fóruns de discussão, assim como redes sociais com canais de distribuição de informação mais tradicionais, como newsletters ou listas de e-mail, oferece um oportunidade para se construir comunidades ricamente interativas e dinâmicas sobre os temas e tópicos principais de qualquer conferência ou evento.

A melhor forma para explicar o que são os X-events é do jeito simples.

Considere, por exemplo, uma conferência física para a qual se cria previamente uma comunidade de um site e na qual participantes, palestrantes e conferencistas comecem a interagir e a se envolver uns com os outros bem antes do início do próprio evento físico.

Pense também em um tipo de evento que, ao mesmo tempo em que acontece em um determinado espaço físico, também é retransmitido e tornado acessível de várias maneiras, permitindo o acesso e diferentes níveis de interação tanto para quem estiver assistindo ao vivo como à distância.

Imagine a abrangência e opções de conteúdos ricos que podem ser criados a partir da ampla interação das comunidades virtuais do evento.

Ou das várias possíveis copilações, playlists e coleções de conteúdo multimídia editado e filtrado destes usuários que podem ser criados após o término do evento.

É na capacidade de fundir e fazer a sinergia entre o enorme potencial dessas novas tecnologias, usando o interesse gerado pelos convidados do evento ao vivo e dos temas principais, que o verdadeiro e revolucionário potencial de comunicação e marketing dos X-events está.

Aqui estão mais detalhes:

X-Events: Visão Geral

Eventos ao vivo são uma ótima maneira de divulgar, demonstrar, apresentar e introduzir novas idéias, assim como produtos. Mas, se alguma vez você esteve por trás da organização de um deles, você deverá saber como a organização da logística é complexa e como a equipe responsável pelo show deve ser rápida, habilidosa e em cima do ponto.

Dado todo o investimento feito em sua organização e todo o resto, não seria altamente significativo poder maximizar o custo do evento através da extensão pelos meios virtuais, de maneira sinergética, orgânica e bem planejada, usando todas as novas mídias relevantes, e propiciar uma extensão online entre comunidades sobre o acontecimento?

Considere o número infinito de opções de ganhos que podem surgir ao transformar a conferência em um commodity e criar uma comunidade apaixonada e viva, capaz de gerar todo tipo de conteúdo relevante em torno do tema dado.

Imagine como não seria fantástico poder envolver os seus porta-vozes favoritos na conferência verdadeira e, através das suas perguntas e contribuições, poder moldar o assunto e as discussões para o evento ao vivo.

Eu tenho jogado com esta idéia desde que escrevi, em janeiro de 2005, este artigo, "Events Break Out Of The Physical Space-Time Prison. Time-Extended Conversations Are Coming: X-Events".

Alguns anos se passaram, mas o que eu sinto em relação a isso não mudou.

Na verdade, eu estou muito mais convencido agora do que estava à época acerca dos tremendos benefícios e vantagens que os eventos estendidos (nessa concepção) podem trazer para todas as partes envolvidas.

O Que São X-Events?

X-events ou "eventos estendidos" são uma forma de conferência a ser ainda concretizada que amplia muito mais as fronteiras físicas de tempo (antes, durante e após o evento) e através de vários formatos de mídias.

Os X-Events são planejados e conduzidos através de uma experiência contínua que funde, no mundo offline, acontecimentos físicos com conversações online.

Em outras palavras: X-Events são conferências típicas, eventos sociais ou reuniões físicas de qualquer tipo que aumentam o seu tempo de vida, alcance e valor através da ampliação do seu potencial de interação com os participantes, usando, de maneira inteligente, ferramentas de comunidades, canais de distribuição e apresentação de conteúdo, marketing em redes sociais, ferramentas de colaboração ao vivo e não sincronizadas muito antes, durante e muito tempo depois que o evento real acontecer.

Suponhamos que você tenha um evento internacional que enfoque "publicação na web" que acontecerá dentro de alguns meses. Suponhamos que você tenha um grande número de participantes interessados no tema de outros países que virão ao evento e um bom grupo seleto de palestrantes que demonstrarão os seus conhecimentos no evento.

O que você faria para transformar os dois dias normais de conferência em um "evento estendido" que propicie maior envolvimento e valor tanto aos participantes como aos apresentadores, e também propicie a você mesmo uma visibilidade maior e de mais duração, oportunidades a mais de patrocínio e vendas, além de ótimas oportunidades de obter uma rede de contatos para negócios de qualidade a todos os interessados?

Como poderia uma conferência física extrair as melhores vantagens de todas as ferramentas de colaboração e comunicação das novas mídias para ampliar a vida e o alcance de interação para além do próprio evento físico ao mesmo tempo em que cria uma comunidade engajada e apaixonada pelo assunto?

Aqui vão algumas idéias interessantes pra começar :

1) Antes do Evento

• Crie um blog e um feed RSS para o evento e comece a fornecer informação de valor sobre o mesmo de forma periódica, consistente e sistemática.





• Faça uma reportagem em torno da preparação do evento e das pessoas envolvidas. Encontre algum personagem importante para narrar a história e mantenha o público a par dos últimos acontecimentos.





• Faça um fórum ou uma comunidade, como as do Orkut, onde se possa discutir imediatamente temas relacionados ao evento.





• Complemente os tópicos do fórum com alguma plataforma de distribuição de vídeo onde se possa fazer comentários, como a Seesmic que permita realizar um tipo de fórum que não seja baseado em textos, mas em vídeos. Propiciar comentários em vídeos pode ser uma boa forma de engajamento através de discussões animadas e acaloradas, assim como permitir a produção de levantamento de idéias ou análises em grupo.





• Adicione alguns elementos de redes sociais que permitam que a comunidade possa se contaminar e polinizar. Deixe que as pessoas descubram os perfis dos demais participantes e seus interesses, forneça um feedback à maior parte das discussões, assim como maneiras de permitir a contribuição dos usuários através de apontadores e links.





• Integre uma plataforma de publicação para apresentações como a Slideshare para o uso comum de todos os participantes, a fim de promover apresentações relevantes e relacionadas aos temas do evento.





• Crie um conjunto de newsradars (canais de compartilhamento de notícias de um assunto específico editados à mão de todas as fontes que existem), gerados pelos moderadores ou membros da comunidade e focalizando nos temas específicos da conferência.





• Divulgue o evento usando uma lista de e-mails e desenvolvendo um texto significativo que dê atualizações sobre o evento até o seu lançamento.

 

2) Durante o Evento

• Possibilite a criação de uma plataforma de transmissão ao vivo para todos os participantes qualificados ou representantes da mídia que queiram relatar sobre as sessões específicas do evento. Algumas ferramentas como a CoverItLive fornecem todas as funcionalidades que um repórter que faz uma cobertura deve ter. Pense em reservar um número limitado de assentos para repórteres voluntários oficiais para cada sessão e monetizar a oportunidade de patrocínio que eles criam.





• Dê suporte e torne fácil o acesso de todos os participantes às ferramentas de transmissão ao vivo por áudio e vídeo que permitam a maior cobertura compreensiva e em tempo real possível dos acontecimentos do evento a partir dos mais variados pontos de vista. Usando os aliados em todas as sessões, desde as transmissões ao vivo até a rede de contatos informal.





• Deixe que os participantes se envolvam entre si, com os apresentadores e estes entre si durante as sessões ao vivo criando canais dedicados ao Twitter, além de grupos para discussões e feedback em tempo real.





• Utilize também mais ferramentas consolidadas de comunicação em tempo real como chats de texto e canais do IRC. Tais tecnologias ainda têm muita vida pela frente e podem fornecer canais de conversação efetivos para cada apresentação do evento ao vivo.





• Ofereça oportunidade para os participantes premium (pagantes), e/ou para a imprensa, de se sentar e entrevistar, com o uso de vídeo, (além de outros repórteres ou blogueiros em ascensão), as personalidades-chave da conferência.





• Use redes como o Orkut para propiciar uma distribuição paralela de informações para eventos e personalidades-chave relacionadas ao evento.





• Crie newsradars temáticos (canais de notícias de tópicos específicos) sobre os temas específicos da conferência. Os newsradars podem agregar valor imediatamente a um evento estendido permitindo que se desenvolva uma copilação das notícias mais relevantes de cada tópico.





• Forneça espaços de apresentação para possibilitar um evento paralelo antes e depois da sessão ao vivo. Tente fazê-lo num formato que permita que as apresentações possam ser acompanhadas ao vivo ou à distância, interagindo e respondendo de maneira apropriada a ambos os públicos. Desenvolva uma maneira de permitir a divulgação e apresentação de matérias-chave complementares, painéis e sessões em uma atmosfera de campus-party de forma virtual.





• Contrate editores e moderadores para criar e manter guias wiki-chave de cada sessão importante do evento. Todos os eventos paralelos, assim como as demais contribuições, e sessões relacionadas, discussões ao vivo, recursos relacionados e material de usuários devem ser encontrados de maneira fácil através de um conjunto organizado de páginas-wiki.

 

3) Depois do Evento

• Mantenha a conversação rolando. Mantenha abertos os fóruns mais importantes, assim como as discussões e áreas para conversação e adicione todo o conteúdo relacionado em canais de foco específico. Pense assim: qualquer evento, quando transformado em um X-event é uma oportunidade de pôr em marcha uma série de mecanismos que podem criar/gerar um número de canais de conteúdo altamente valiosos. Tais canais não devem ser vistos como algo caro ou difícil de se manter, mas como comunidades dinâmicas direcionadas a comunidades geradoras de renda, todas entrelaçadas, por um dos temas/personalidades/questões trazidos pelo evento.





• Desenvolva e planeje, com os participantes mais leais da comunidade, o evento do ano seguinte, começando pelas discussões que deixaram em aberto. Deixe que as suas comunidades recém-criadas desenvolvam a próxima conferência através da identificação e da melhoria dos tópicos, palestrantes, eventos e formatos que eles gostariam de ver. É um ótima maneira de formar mais laços com o público envolvido e crowdsource (delegar funções sem compensação monetária) a eles a tarefa de melhorar o que você oferece através do que eles querem encontrar.





• Faça demonstração de todos os vídeos do evento e apresentações-chave. Torne fácil e simples o acesso a todo esse conteúdo através de formatos diferentes: Streaming video, clips para download, áudio em MP3, transcrição de textos, opção premium para DVDs com conteúdo especial selecionado. Pense em utilizar mais ferramentas de apresentação avançadas, como o Instant Vcasmo para permitir a criação sincronizada de mashups de vídeos ao vivo com os slides utilizados na conferência real.





• Integre elementos para conversação social a cada item dos conteúdos. Facilite a maneira de fazer comentários, colocar tags e começar novas linhas de discussões de cada show/apresentação. Faça com que cada apresentação se torne o pivô que detone agregação e comunicação em redes sociais.





• Crie espaços visuais navegáveis usando ferramentas como os Google Maps ou o Microsoft Photosynth que permitam o aprimoramento da descoberta do espaço físico do evento, assim como os hotéis, bares, cafés e disposições sociais próximas a ele.





• Facilite a criação de álbuns de fotos do evento desenvolvidos pelos usuários. Além da típica referência por tags, usada nessas situações, que permitem o upload a sites de compartilhamento de imagens para associá-las ao evento, dê uma recompensa individual a quem criar álbuns multimídia sobre temas específicos usando algumas das ótimas ferramentas visuais para contar histórias, como o Scrapblog, o Smilebox, o VMix, o OneTrueMedia, o Mixercast, o Vuvox, e o Flektor.
  





• Crie copilações de vídeos feitos pelos usuários das sessões e dos tópicos mais interessantes, proporcionando maneiras para que possam editar facilmente as playlists dos seus vídeos clips. A partir das playlists do YouTube e do Magnify ou do Splashcast, funcionalidades poderosas e há um número crescente de ferramentas que fazem o mesmo.

Principais Benefícios dos X-Events

Se o que eu penso sobre X-events estiver correto, isto se transformará num canal espetacularmente eficiente de marketing, advertising e divulgação, proporcionando uma sobrevida a qualquer evento físico ao mesmo tempo em que aumenta em muito o potencial de interação e de lucro com o público.

Aqui estão alguns dos benefícios imediatos e aparentes que os X-events podem proporcionar à qualquer empresa que queira organizar, gerenciar ou desenvolver eventos ao vivo nos moldes de seminários e conferências tradicionais:

a) Platéias maiores: Como os participantes não precisam assistir ao evento em um dia ou hora determinados, o potencial para a participação aumenta consideravelmente.As partes interessadas podem acessar as gravações do evento após o mesmo ao seu bel prazer. Para encontros físicos, isso proporciona uma extensão significativa do alcance e da possibilidade de melhorar o número de participantes para uma ordem de magnitude.

b) Extensão da comunicação e do alcance de marketing. Assim como um número significativamente maior de pessoas pode assistir, participar, assinar, ouvir e ver, de maneira não sincronizada, os eventos estendidos, o alcance da sua mensagem, marca, patrocínio ou produto também tem a chance de aumentar. Todos os canais ampliados oferecem oportunidades imensas de marketing altamente direcionado, contextual e não-intrusivo.

c) Maior oportunidade de engajamento e interação individuais: Tanto os participantes dos eventos ao vivo como do evento estendido tem mais oportunidade de engajar membros de painéis, especialistas, palestrantes e empresas/produtos mencionados ou apresentados. Com o feed de notícias, wikis, blogs e fóruns de discussão, o rastreamento dos eventos é mantido por um tempo indefinido antes do início do evento e muito após o seu término. Múltiplas "comunidades verticais" são criadas oferecendo perfis demográficos de muito valor com interesses e características específicos.

d) Distribuição e desenvolvimento participativos. Sim, o desenvolvimento de X-events com promoters chegou. Agora os participantes podem se tornar co-criadores, contribuintes, editores, revendedores individuais e editoras de qualquer evento. Mas temos que permitir que o façam! Quem disse que esses eventos devem ser desenvolvidos por um grupo obscuro de representantes? Por acaso, participantes emancipados não seriam capazes de fazer um trabalho até melhor? Certamente que sim. Quem melhor que eles sabe o que querem comprar, ouvir ou assistir? Por que assumir o risco de descobrir tudo isso na época do evento?

e) Ótima oportunidade de ROI, lucros expandidos, mercado de vendas estendido. Os X-events oferecem grandes oportunidades de aumentar consideravelmente as margens de lucro através da expansão de oportunidades de marketing e de vendas, sem a necessidade de mais espaço físico e custos de logísticas extremamente caros. O X-event é um novo conceito baseado em uma estrutura comunicacional ampliada, não apoiada em custos adicionais de infra-estrutura. Possibilitam significativas economias por causa do potencial em dar resultados de qualidade muito melhores quando a equipe organizadora consegue realizar completamente o envolvimento direto dos participantes no desenvolvimento e apresentação do X-event.

f) Maiores oportunidades de monetização: os X-events captam a atenção de participantes valiosos em assuntos específicos. Também podem gerar uma quantidade enorme de conteúdo valioso a ser editado, copilado, anotado e empacotado para a entrega digital através de um número infinito de formatos. Tal conteúdo pode ser monetizado de formas múltiplas e sobrepostas, como por exemplo:

• Vender online espaços para conferências e apresentações para pequenas companhias e indivíduos que queiram fazer sessões estendidas paralelas no formato da conferência real e das atividades oficiais da mesma.
• Propiciar acesso pago a salas de vídeo-conferência ao estilo da OoVoo privadas para clentes de mídia e premium que queiram entrevistar por vídeo os convidados principais do evento.
• Prover acesso pago de alta qualidade (HD) às seções gravadas e que podem ser baixadas.
• Vender espaço publicitário em todos os formatos de distribuição de conteúdo (RSS, wiki, comunidades sociais, etc.) . Por si só, esta opção já inclui uma ampla variedade de opções (veja uma lista de canais disponíveis para usar depois do evento, aqui abaixo).
• Oferecer assinaturas para acesso pago para canais de conteúdo bem específicos, incluindo feed de assuntos específicos criado por usuários, cobrindo todo o conteúdo gerado pelo X-event.
• Criar ofertas de conteúdo premium, incluindo estudos de cases, análises e dados para relatórios, selecionando, agregando e editando o material mais importante, extraído do evento ao vivo.
• Acesso pago para eventos ao vivo de maior qualidade, de vídeos em tela cheia, assim como a downloads individuais e copilações de vídeo criados de acordo com os temas e tópicos principais.

Recursos Necessários

Os X-events são tanto uma grande oportunidade de promover o envolvimento, interação, contatos sociais e de negócio, conteúdo gerado pelo usuário, como também são um grande desafio e são muito complexos no que diz respeito ao planejamento, organização e manutenção.

A questão principal dos X-events é que os organizadores de eventos tradicionais não estão ainda muito familiarizados com a nova filosofia conversacional de marketing e não têm a sua disposição os recursos humanos necessários para gerenciar um evento dessa natureza.

Os X-events precisam de vários indivíduos habilitados com experiência real em gerenciar conteúdo desenvolvido pelo usuário, moderar fóruns e motivar comunidades de interesse ao engajamento com as questões relacionadas e, em particular:

1. Ter um estrategista hábil de comunicação de X-events. Alguém que possa ver adiante, coordenar e planejar as camadas do evento como um todo.

2. Empregar uma equipe editorial eficiente e com experiência. Criar tópicos de discussão, newsradars, webcasts, entrevistas e podcasts, blogs, wikis e chats ao vivo requer o trabalho de indivíduos capazes que vivem e respiram o mundo online.

3. Selecionar ferramentas e tecnologias que sejam acessíveis a todos. Ter ferramentas de comunicação, apresentação e colaboração que sejam tanto fáceis de usar como acessíveis por todo tipo de usuário da internet é um requisito essencial e crítico.

Sim, você leu corretamente. O desenvolvimento de um típico X-event provavelmente necessitará da dedicação que se dá a uma redação para dar suporte a estas múltiplas, diversas tarefas.

Ainda sobre X-events, planejar aonde se quer chegar desde o início, assim como definir bem antes do tempo os objetivos principais é, na maioria das áreas, uma receita segura para o sucesso provável.

Comentários do Editor- Conclusão

Os eventos tradicionais se transformarão em fluxos contínuos de conversação, tão populares e com sucesso como as pessoas moderando e participando deles, e com tanta credibilidade e autoridade como a profundidade e valor das conversações capazes de gerar.

Os X-events são uma evolução natural e espontânea dos eventos físicos tradicionais e se caracterizam pela integração efetiva dos meios de comunicação e colaboração com as tecnologias de comunidades sociais para criar uma multiplicidade de notícias estendidas e contínuas, assim como também canais animados de conversação, que podem começar muito antes do evento real acontecer e que podem durar por muito tempo depois ainda.

Os X-events oferecem ótimos benefícios em termos de criações de comunidades, geração de conteúdo, engajamento e interação, redes de contato social e de negócios, visibilidade online, oportunidades de marketing e de monetização, através da ampliação dos tópicos e do foco do evento físico no espaço e tempo virtuais com o uso de tecnologias de distribuição de informação conversacional e social. (RSS).

Os X-events representam a nova fronteira do "marketing de engajamento" e aqueles que dominarem como desenvolver, gerenciar e apresentar estas experiências enriquecedoras de multimídia primeiro serão provavelmente lembrados como os pioneiros de uma forma totalmente nova de apresentação e criação de eventos ao vivo.

Ainda que todas as ferramentas necessárias para montar um X-event de sucesso já tenham sido criadas a esta altura, o desafio real não consiste em apenas integrar estes elementos em um todo coerente, mas em ter indivíduos que possam ter essa visão e trazê-la a um planejamento que é certamente mais desafiador e complexo do que dar vida a uma conferência tecnológia típica. Mas o sucesso vem consequentemente, creio.

O que é preciso para que os X-events aconteçam, é um reconhecimento maior da abordagem por aqueles que organizam e financiam os eventos. Nos X-events, é preciso que os organizadores primeiro entendam o que é necessário para abrir e manter canais de conversação múltiplos abertos e vivos. Eles precisam reconhecer o valor de criar comunidades focadas no tópico que costumam ser muito engajadas. Estas não são tarefas fáceis, mas é o que eu me dispus a fazer também.

Se os X-events se tornarão uma realidade em 2009, é difícil prever, mas de acordo com a visibilidade, engajamento e oportunidades para monetização que estas novas conferências estendidas podem trazer, não deve demorar muito até que comecemos a ver um evento que nos interesse.

No próximo artigo sobre X-Events, farei a abordagem de todas as tecnologias necessárias que tornam um evento estendido possível.